L’entreprise
Le client est une entreprise d’inspection d’alarmes incendie qui travaille pour des gestionnaires immobiliers et des propriétaires d’immeubles partout en Ontario. Ses techniciens inspectent les systèmes d’alarme, les extincteurs, l’éclairage de secours, les canalisations d’incendie et les gicleurs selon le cycle exigé par le code de prévention des incendies. Chaque visite doit produire un rapport que le propriétaire peut classer et qu’un inspecteur peut vérifier, et toute anomalie relevée doit se traduire par des travaux réellement effectués.
Le défi
L’entreprise gérait ses inspections avec des tableurs Excel et des rapports PDF montés à la main. Les détails des travaux se trouvaient à un endroit et les résultats d’inspection à un autre, si bien que chaque rapport obligeait à ressaisir les mêmes renseignements. Les déficiences relevées sur place étaient suivies à la main : leur conversion en travaux chiffrés et en visites de suivi dépendait de la mémoire de quelqu’un.
Ce que nous avons réalisé
Planification et répartition
Le bureau choisit un immeuble, assigne un technicien et fixe une date. Les travaux peuvent être reportés, réassignés ou annulés, et chacun porte un statut : planifié, en cours, soumis, puis archivé.
Des avis qui partent tout seuls
Le contact de l’immeuble reçoit un courriel dès la réservation, puis des rappels 10, 5, 3 et 1 jour avant la visite. Chaque message envoyé ou prévu pour un travail est listé sur le travail lui-même : le bureau voit ce que le client a reçu sans fouiller dans une boîte de courriel.
Un inventaire des appareils qui suit le parcours du technicien
Extincteurs, armoires à boyaux, éclairage de secours, détecteurs de débit et dispositifs de surveillance sont consignés par étage et par emplacement, dans l’ordre où le technicien parcourt réellement l’immeuble. Les rapports périodiques se préremplissent à partir de cette liste au lieu d’être retapés à chaque visite.
Des rapports d’inspection conformes à la norme
Le technicien remplit un formulaire de vingt sections (panneau de contrôle, alimentation, annonciateurs, communication vocale, etc.) structuré selon la norme CAN/ULC-S536, et ses réponses sont enregistrées au fur et à mesure. Le personnel du bureau peut préremplir le formulaire avant l’arrivée du technicien. Les inspections des extincteurs et boyaux, de l’éclairage de secours, des pompes incendie et des gicleurs, ainsi que l’essai de débit des canalisations d’incendie, se rattachent chacune au travail correspondant.
Les déficiences deviennent des travaux chiffrés
Les problèmes relevés sur place sont ajoutés à une soumission destinée au propriétaire, et les travaux acceptés deviennent un travail de correction dans la file du technicien, plutôt qu’une note que quelqu’un doit relancer.
Notre démarche
Nous avons observé le travail avant de concevoir quoi que ce soit. Nous avons longuement interviewé l’équipe et lui avons demandé de nous montrer une inspection complète telle qu’elle la fait aujourd’hui : le tableur, le rapport, les passations entre le bureau et le camion.
Nous avons distingué l’essentiel du souhaitable. Chaque demande a été classée dans l’une ou l’autre pile, et la plateforme a été bâtie autour de la première. La liste de souhaits est consignée, pas perdue, et elle trace la suite de la plateforme.
Nous avons cherché des étapes à retirer, pas seulement des écrans à ajouter. L’inventaire des appareils suit l’ordre du parcours parce que c’est ainsi que le technicien se déplace dans un immeuble. Les rapports périodiques se préremplissent à partir de cette liste. Les rappels partent selon un horaire au lieu de dépendre de la mémoire de quelqu’un. Chacune de ces étapes exigeait autrefois une personne; ce n’est plus le cas.
Nous avons bâti selon la norme que l’équipe applique déjà. Le formulaire d’inspection suit la structure de la norme CAN/ULC-S536 au lieu d’obliger les techniciens à en apprendre une nouvelle : le système s’adapte à la façon dont le métier fonctionne déjà.
Où en est le projet
La plateforme est bâtie et livrée. L’entreprise planifie la formation pendant les Fêtes, période où les inspections ralentissent, et la mise en service est prévue au début de 2027. Nous ajouterons les résultats ici après une saison d’utilisation.
Soutien continu
Web World héberge la plateforme, en assure l’entretien et soutient l’équipe qui l’utilise, et adaptera l’infrastructure à mesure que la clientèle de l’entreprise grandira.
